物欲に負けた日

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なんでもっとペーパーレス化しないの?紙の書類信仰が強すぎて業務効率が悪すぎるんだよ!

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どうも!同じ仕事をやるなら短時間で効率的にやりたいきったんです。

同じ仕事をやるなら短時間で効率的にというのは誰もが思うことですよね。特に企業にとって社員の時間はそのままコストですからなるべく効率的にコストを減らしてと考えるのは当たり前です。

じゃあどんどん効率化していけばいいと思うのですが、そううまくもいきません。なんの意味があるのかわからない無駄なこだわりや慣習、昔からのやり方への信仰ともいうべきものがあって、冷静に考えると明らかに無駄なのになくせないものがたくさんあるんですよね。

紙の書類に対する信仰もそのひとつ。僕の勤めてる会社だとペーパーレス化や効率化のために導入されたシステムがあるにも関わらずそれを使わないであえて手間のかかる紙の書類を使ってたりするんですよ。マジで意味がわかりませんよね(T_T)

紙の書類信仰が強すぎる!

重要な書類はデジタル化せずに紙で残さないといけない。そういう紙の書類信仰ってみなさんの職場にもありませんか?基本企業特有の問題なのでしょうか?

僕の勤めている会社でもペーパーレス化が進まず、書類の保管場所は必要だし、作成にも管理にも時間がかかってとにかく効率が悪いです。

今時、みんなで共有するデータや社内文書なんかもほとんどパソコンでも作るのだからそれをそのまま利用できるデジタル化が業務の効率化につながるのは自明です。

にも関わらず進まないペーパーレス化にイライラしてしまいます。

あっても使われないシステムたち

弊社にもペーパーレス化をすすめるためのシステムはあります。

社内の稟議もペーパーレスで行える独自のシステムがあって、紙の書類を作成しなくても決裁をもらうのもコンピューター上で行えるようになっています。

それに取引先とのやり取りもかなりの部分がデジタル化されています。

弊社は業界では上流工程で取引先というと基本的に下請けです。下請けの会社にはインターネット経由でアクセスできる弊社のシステムのアカウントを持ってもらい、こちらからの発注やそれに対する報告、請求などができるようになっています。

こんな風にいろんなシステムがあるにも関わらず、なぜかペーパーレス化はいっこうに進みません。。。

紙の方が信用できる勢力が強すぎる

紙の方が重みがあるらしいよ

システムがあるにも関わらずペーパーレス化が進まないのはやはり紙への信仰があるからです。

社内の稟議書はペーパーレスで行えるシステムがあるにも関わらず紙で作ってもOKというルールです。たぶんシステムを導入した時に反対勢力が従来のやり方でもOKにしないとダメだったんでしょうね。

そんなわけで稟議にかけるときのやり方は紙の書類を持ち回って行う方法とペーパーレスで社内ネットワークを使って行う方法のどちらでもいいことになっています。そんなやり方したら混乱しませんかね(^_^;)

で、管理職以上の社員はペーパーレスよりも紙の書類を好む人が多いのでけっきょくみんな紙で稟議書を作って直属の上司、管理職、役員の席と書類を持って回ることになるのです。

こんなのマジで無駄ですよ。

ペーパーレスで行う場合は社内システムで必要事項を入力して送信すれば済むところを、印刷前提のレイアウトで稟議書を作成して、印刷して書類の体裁を整えて、決裁をもらう役職者の席を1つずつ回らないと行けないんですから。特に本社で稟議とかになると郵送だの、本社まで持っていくだのでさらに時間をとられます。

決裁をする方だって書類を持ってこられたら対応に時間を取られるところが、システム経由なら空き時間でチェックできます。紛失の心配もないし、期日の管理なんかも自動的に行われるのでトラブルの防止にもなります。

この便利なシステムを活用しないなんてまったく何のために導入したのかわかりません。

これも紙の書類のほうが重みがあるとかいう、精神論的な考え方が根強いからじゃないでしょうか。

紙で残さないと不安

今時、あらゆる書類はパソコンで作成しますから紙で残さなくてもちゃんとデータは残ります。社内の業務に合わせてシステムを組んでいる場合なんかは作った書類や作業の記録はデータベースに保存され、紙で残すよりもしっかりと記録できるようになっているはずです。

弊社でも通常業務の連絡や下請け業者への発注などはすべてネットワーク上で行えるようになっています。

にも関わらずペーパーレス化されない。

例えば下請け業者への発注はシステム上で入力するとすぐに下請け業者に伝わります。にも関わらず発注の度に発注書作るんですよ。全く同じ内容が印刷された発注書を後日渡すわけです。

作業の報告や請求をもらうときも基本的には同じ。すべてインターネット経由でサクッとできるのになぜか紙でもう一度同じ内容をやり取りするんです。

アホみたいです。

もちろん重要性の高い契約書など紙でも残したほうがいいケースもあるでしょうが、日常的に発生する業務まで全部紙に残さないと不安らしいので意味がわかりません。

まとめ

意味の分からないこだわりというか、紙の書類への信仰のせいでペーパーレス化が進まないってありがちな話なんでしょうか。

僕的には会社が何億という投資をして構築したシステムを使わずに非効率なことをしてコストをかけるなんて背任行為じゃないかと思いますけどね。

とにかくペーパーレス化に抵抗する人たちはもうちょい真面目に考えてほしいもんです。